B.I. - Business Intelligence - Gestão de um Jeito Fácil™

Business Intelligence (BI) – Inteligência de Negócios – pode ser definido como: Processo que possibilita a coleta, conexão, organização e análise de informações de diversas fontes, de modo a gerar relatórios e diagnósticos didáticos e úteis para as instituições, orientando e facilitando a tomada de decisões corporativas e mercadológicas de forma estratégica.

O BI compreende um conjunto de ferramentas, metodologias e estruturas que possibilitam a seleção, exploração e articulação de todas as informações importantes para um negócio. Com tais informações acessíveis, o gerenciamento empresarial torna-se melhor direcionado e mapeado, assim como a integração da atuação das diferentes áreas da instituição em prol de objetivos comuns.

Fazendo uma retrospectiva, na década de 70, os sistemas de armazenamento e acesso de dados, tais como o DASD (Direct Access Storage Device ou Dispositivo de Armazenamento de Acesso Direto) e o SGBD (Sistema de Gerenciamento de Banco de Dados), agregaram valor ao computador que passou a ser considerado um “coordenador” central de atividades para as empresas. Assim, tornou-se uma ferramenta indispensável para assegurar vantagens competitivas. Contudo, ter um computador para armazenar informações não era suficiente.

Na década de 80, o termo Business Intelligence foi criado pela empresa de consultoria Gartner Group, e compreendia a necessidade não só de colheita, mas de organização, análise e apresentação das informações para orientar a tomada de decisões. No início dos anos 90, a maior parte das empresas de grande porte contava com um Centro de Processamento de Dados (CPD) – que guardava a informação, sem, contudo, disponibilizála de forma organizada. Foi com o desenvolvimento do Data Warehouse (Sistema de armazenamento de dados – base única e organizada de informações), bem como dos EIS (Executive Information Systems – que por meio de um software apresentam as informações de forma didática, clara e periódica) que a BI ganhou maior projeção e relevância para os gestores empresariais.

Várias outras ferramentas foram incorporadas à Business Intelligence, tais como: DSS ( Decision Support Systems – Sistema de Suporte à Decisão), planilhas eletrônicas, Data Marts, Data Mining e ferramentas de OLAP (Online Analytical Processing). E, afinal, por que usar o BI?

Como visto no fluxo ilustrado, a utilização do BI tem por objetivo integrar diversas fontes de dados, construindo uma visão única da informação. Assim, os dados, antes brutos, são apresentados de forma qualitativa e quantitativa para:

• Mapear o funcionamento de diversas áreas de uma empresa

• Identificar os padrões e as tendências

• Indicar ações bem sucedidas, ações corretivas e ações evolutivas

• Tomar decisões estratégicas baseadas em ações objetivas

• Obter previsibilidade de resultados na tomada de decisões

Como o BI funciona?

Agora que o conceito e os objetivos de BI já foram entendidos, vamos ver como as soluções de BI são implementadas.Basicamente, as seguintes etapas são adotadas:

a) Coleta de dados

b) Organização dos dados

c) Análise dos dados

d) Compartilhamento das informações

e) Monitoramento dos dados

f) Apresentação amigável dos dados e acesso a relatórios

diários com informações organizadas para o

suporte na tomada de decisão

Para que o projeto seja implementado, é preciso:

• Mobilização das partes interessadas: agrupamento dos stakeholders de cada área e alta gerência;
• Levantamento das necessidades: informações exigidas pelos gestores, solicitações e maiores desafios de cada setor da instituição;
• Mapeamento das fontes dos dados: viabilidade das solicitações, mapeamento das fontes de dados que respondem a cada solicitação;
• Construção da solução BI: todas as atividades de extração, qualidade dos dados, carga e teste das informações são realizadas nesta etapa.

Na prática, funciona assim:

Primeiramente, é realizada a extração de dados das fontes de armazenamento – documentos, planilhas de Excel, sistemas transacionais, bancos de dados, internet, dentre outros.

Tais informações, muitas vezes, estão desorganizadas. Por exemplo, em uma universidade com muitas unidades, o sistema de registro de cursos e de ficha de cadastro de alunos pode conter pequenas divergências que atrapalham a unicidade. Com o BI, por meio do ETL (Extract Transform Load), tais dados são padronizados segundo um único modelo, gerando termos uniformes entre as áreas para a consistência e a estruturação dos dados.

Após essa etapa, tudo é organizado no DataWarehouse (DW) – Armazém de Dados.

Cada setor – pedagógico, contabilidade, etc – é categorizado em um Data Mart – subconjunto de dados – e tais dados são cruzados segundo premissas e padrões preestabelecidos.

O OLAP (Online Analytical Processing) possibilita uma visão multidimensional de todas as áreas, assim como o cruzamento das informações para apresentação inteligente e didática dos dados – segundo os padrões já estabelecidos no DW.

Voltando ao nosso exemplo, após a coleta dos dados ter sido realizada e as informações padronizadas, um dos indicadores (Key Performance Indicator – KPI) estabelecidos como parâmetro de análise foi a taxa de evasão na Instituição de Ensino. As conclusões, pelo cruzamento dos dados, foram:

• 80% dos alunos evadem nos dois primeiros semestres que sucedem ao seu ingresso;

• Em 90% dos casos tais alunos têm um desempenho acadêmico abaixo da média institucional;

• A taxa de contatos com o setor de relações públicas é 65% menor que a dos demais alunos;

• 95% dos alunos têm celular e acesso a wi-fi.

Com esses dados, os gestores podem tomar decisões embasadas em informações precisas e estabelecer estratégias de ação para diminuir a taxa de evasão, tais como:

• O setor acadêmico oferecerá soluções nivelamento para os estudantes nos dois primeiros semestres de ingresso;

• A solução será por meio de aplicativos e vídeo aulas;

• Os setores de marketing e relacionamento desenvolverão um planejamento de comunicação semanal para acompanhar os alunos e ambientá-los melhor à realidade da Instituição de Ensino;

• Será construído mais um laboratório de informática direcionado aos alunos dos primeiros anos.

A apresentação dos dados é feita por meio de dashboards, sendo disposta de modo intuitivo e didático. A intenção é que a informação chegue de forma específica e direcionada aos setores responsáveis por sua análise. Assim, a implementação das mudanças necessárias para o alcance das metas correlatas aos KPIs institucionais é divulgada de forma clara. Após entendermos como a utilização do BI ocorre, listamos abaixo algumas das ferramentas existentes: